Администратор проекта должностные обязанности

Администратор проекта должностные обязанности

В чем суть работы администратора проекта?

Администратор проекта – незаменимый сотрудник команды. Для каждого проекта, в зависимости от сферы деятельности, масштаба и других факторов, руководитель выдвигает индивидуальные требования к функциям и обязанностям администратора. В одном случае они должны сводиться к работе секретаря (то есть включать ведение переписки, прием звонков, организацию совещаний и командировок). В другом случае администратор – “правая рука” руководителя проектов.

При первом варианте требования к квалификации администратора минимальны. Во втором случае он по значимости является вторым человеком после руководителя. Обязанности администратора будут выглядеть приблизительно следующим образом:

  • планирование проектных работ, мониторинг и контроль соблюдения планов;

Планирование проектных работ – наиболее важный этап управления, который помогает распределить по времени выполнение каждой операции, что ведет к своевременной реализации проектов. Мониторинг необходим администратору проектов, чтобы выявить отклонения показателей выполнения от запланированных значений и для определения влияния таких отклонений на дальнейшее осуществление и эффективность проектов.

  • контроль выполнения проектных задач и поручений;

Четкий контроль действий участников проектной команды позволяет своевременно определить и устранить причины сбоя в процессе выполнения проекта.

  • подготовка отчетности по проекту в различных разрезах на основе предоставленных членами команды проекта данных;
  • организация, ведение внутреннего и внешнего документооборота проекта;
  • организация совещаний, подготовка презентаций, ведение протоколов;

Круг этих обязанностей больше напоминают работу секретаря, но не умаляют роли администратора, поскольку такая работа существенно упрощает работу руководителя проектов, да и всей команды в целом.

  • своевременное информирование членов команды проекта об изменениях, возникших в плане проекта или документации;
  • помощь руководителю проекта относительно разработки проектной документации;
  • администрирование документации проектов (оформление документов, обновление, проверка, сопровождение согласования) и контроль ее исполнения;
  • ведение и поддержание в актуальном состоянии библиотеки проекта, контроль наличия в ней полной проектной документации;
  • консультирование команды проекта относительно методологии управления проектами;
  • помощь в составлении и ведение бюджета проектов;
  • подготовка пакета документов, требуемых для заключения и выполнения договоров с заказчиками или подрядчиками;
  • ведение архива проектов.

Перечень обязанностей администратора весьма разнообразен и требует знаний и компетенций в различных аспектах управленческой деятельности. Что же касается требований, предъявляемых к квалификации администратора проектов, то важнейшими из них являются знания:

  1. PMI – методологии управления проектами.
  2. MS Project на уровне продвинутого пользователя.
  3. Документов, регламентирующих делопроизводство, архивное дело.
  4. ГОСТов серии 34.
  5. Основ бухгалтерского и управленческого учета.

Администрирование проекта — это существенная часть работы любой современной организации, нацеленной на получение результата. От качества ее выполнения зависит успех реализации программ и скорость достижения поставленных целей организации.

Администрирование проекта — что это такое

Любая деятельность нуждается в четком контроле и координации. В частности, это касается реализации разного рода идей и программ. Администрирование проектов — это руководство с использованием материальных, нематериальных и человеческих ресурсов для достижения оптимальных показателей относительно финансовых, временных и качественных показателей. Его необходимость обусловлена такими факторами:

  • Без контроля невозможно своевременное и гармоничное решение большого количества задач. Для объединения усилий специалистов и придания им единого направления необходима система координации — это администрирование проекта.
  • Достижение целей возможно при наличии ресурсов из внутренних или внешних источников. Поиск средств — еще одна задача руководителя.
  • Реализация действий по достижению целей требует разработки структуры управления и четкой организации процесса.
Читайте также:  Обложка на трудовую книжку распечатать вордовский документ

Основные элементы

Понятие администрирования проекта можно разделить на такие основные элементы:

  • Цель. Это конечный результат, который планируется получить по итогам реализации проекта. Выражается в числовом временном значении.
  • Сложность. Это перечень задач, которые необходимо решить для достижения конечной цели, а также взаимосвязи между этими процессами.
  • Уникальность. Проект является разовым начинанием, которое в будущем не должно повторяться в неизменном виде. Даже дублирующие идеи могут существенно отличаться по среде реализации и структурой ресурсов.
  • Временные рамки. Каждый план имеет начальные и конечные точки, которые характеризуются календарными параметрами.
  • Жизненный цикл. Это стадии, характеризующие степень достижения поставленных целей.

Принципы администрирования

Менеджеры должны руководствоваться такими основными принципами администрирования проекта:

  • четкая формулировка целей и планируемых результатов с учетом вероятных рисков;
  • определение центров ответственности не только по проекту в целом, но также по отдельным его составляющим;
  • создание эффективной системы планирования работ и прогнозирования параметров;
  • регулирование хода реализации;
  • создание эффективной команды, которая будет мотивирована общими интересами.

Типы задач

В теории администрирования проектов выделяют три типа задач. А именно:

  • Детальные. Это задачи самого низкого уровня, они обеспечивают функционирование проекта.
  • Составные. Относятся к промежуточному и высшему уровням. Непосредственно относятся к предметной области проекта.
  • Веха. Это задача с нулевой продолжительностью, которая представляет собой дату завершения того или иного этапа работы.

Классификация

Организация администрирования проекта может несколько отличаться, в зависимости от того, к какому типу он относится. По сферам деятельности выделяют:

  • Технический (строительство зданий, внедрение новых технологий производства, разработка ПО и так далее).
  • Организационный (создание нового предприятия или реорганизация существующего, внедрение новых систем управления и так далее).
  • Экономический (внедрение новых систем бюджетирования или центрального планирования и тому подобное).
  • Социальный (реформирование системы социального обеспечения и социальной защиты сотрудников, а также экологическая ответственность).
  • Смешанный.

По размерам выделяют:

  • Монопроекты (имеют конкретную цель и назначение).
  • Мультипроекты (состоят из нескольких монопроектов).
  • Мегапроект (целевые программы состоящие из комплекса монопроектов и мультипроектов).

По целевому назначению выделяют:

  • Инвестиционный (создание или обновление основных фондов с привлечением финансовых средств извне).
  • Инновационный (разработка и внедрение новых технологий или управляющих систем).
  • Научно-исследовательский (разработка новых продуктов или способов производства).
  • Учебно-образовательный (повышение квалификации сотрудников).
  • Смешанный.

Чем занимается отдел администрирования проектов

На крупных предприятиях вопросы администрирования возложены на специализированные отделы. В небольших организациях этим занимается менеджер или же генеральный директор. Администрирование проекта подразумевает такую деятельность:

  • организация совещаний, их протоколирование и контроль исполнения принятых решений;
  • сбор отчетной информации;
  • подготовка справок и презентаций;
  • подбор информации для выступления менеджера;
  • оформление планов-графиков выполнения проектов;
  • организация приема участников проекта;
  • координация совещаний;
  • выполнение поручений руководителя проекта;
  • проведение корректировки календарных планов;
  • информирование заинтересованных лиц и рассылка документации;
  • документационное обеспечение проекта.

Основные участники проектов

В вопросах администрирования проекта важную роль играют его участники. Вот основные заинтересованные стороны проекта:

  • Заказчик — будущий владелец результатов проекта. Он определяет требования к параметрам и результатам деятельности. Он также обеспечивает финансирование, используя собственные или заемные средства.
  • Инициатор — сотрудник, который, осознавая потребность в проекте, вносит предложение о его реализации. Этот человек может работать в организации или быть приглашенным из вне.
  • Куратор — человек, который следит за процессом реализации проекта и направляет его. Он осуществляет общий контроль и поддерживает проект.
  • Менеджер — лицо, которое несет непосредственную ответственность за администрирование проекта и его реализацию.
  • Руководитель — обеспечивает ежедневное управление командой, которая работает над реализацией проекта.
  • Инвестор — лицо или организация, которая обеспечивает реализацию проекта финансовыми ресурсами.
Читайте также:  Уведомление о переходе на профстандарт образец

Основные процедуры

В процессе администрирования проекта выполняется ряд процедур. Вот основные из них:

  • определение особенностей внутренней и внешней среды;
  • формулировка сущности проекта;
  • определение требований;
  • постановка четких, измеримых и реалистичных целей;
  • балансирование параметров качества и времени исполнения проекта;
  • планирование мероприятий по реализации проекта;
  • адаптация планов под интересы и потребности заинтересованных лиц;
  • техническое исполнение;
  • контролирующие мероприятия.

Жизненный цикл проекта

Администрирование проекта является сложным разносторонним процессом, который включает в себя несколько этапов, соотносящихся с жизненным циклом проекта.

— анализ начального состояния;

— сбор данных о проекте;

— формулировка альтернатив и их сравнительная оценка;

— экспертиза и апробация предложений;

— утверждение выбранной концепции участниками проекта

— разработка основных составляющих проекта;

— подготовка к процессу реализации

— достижение конечных целей проекта;

— разрешение конфликтных и спорных ситуаций;

Ошибки администрирования

Понятия, принципы и процессы администрирования проекта дают четкое понимание того, в каком направлении нужно двигаться для получения ожидаемых результатов. Тем не менее, менеджеры нередко допускают ошибки, которые становятся препятствием на пути достижения целей. Вот о чем идет речь:

  • большие временные затраты на поиск альтернатив и оценку правильности принятых решений;
  • осуществление планирования "сверху вниз";
  • недостаточно детальная разработка плана приводит к тому, что упускаются из вида "подводные камни";
  • начало работы без получения достаточных объемов подробной и актуальной информации;
  • отслеживание работ вместо контроля ключевых показателей.

Отличие современного администрирования от устаревших систем управления

Система администрирования проектов непрерывно совершенствуется. Сравнение нынешней и прошлой ситуации приведена в таблице.

Стадия жизненного цикла проекта Задачи администрирования
Начальная
Разработка
Реализация Выполнение основных работ по достижению целей проекта
Завершение
Сейчас Раньше
Ориентация на рыночную экономику и частную собственность. Главная цель — это удовлетворение интересов всех участников проекта с приоритетом инвесторов и заказчиков Ориентация на планово-распределительную экономику и государственную собственность. Реализация проекта производится в монопольных условиях при отсутствии конкуренции
Критерий эффективности — результат реализации проекта, выраженный в соблюдении финансовых и временных норм, а также достижение максимального показателя прибыли Критерий эффективности — это соответствие полученных показателей запланированным
Существенное значение придается человеческому фактору. Важен лидер проекта который сможет повести за собой других членов организации Существенное значение придается теории и практике управления, а также организационной структуры. Человеческий фактор не воспринимается, как предмет отдельного рассмотрения
Читайте также:  Приказ о премировании ко дню автомобилиста образец

Американские "законы" администрирования

Современные тенденции администрирования пришли к нам с Запада. Поэтому, уместно будет рассмотреть американские "законы". Вот ключевые из них:

  • Не стоит бояться изменений в процессе реализации проекта. Как показывает практика, ни один из важных проектов не заканчивается вовремя, в рамках бюджета и без смены руководящего состава.
  • Проекты реализуются достаточно быстро до 90 % уровня готовности. Реализация оставшихся 10 % растянута во времени.
  • Расплывчатые цели не позволяют четко просчитать смету затрат. Это устраняет раздражающий фактор, связанный с большой суммой расходов на реализацию проекта.
  • Никогда нельзя обольщаться тем, что дела идут "как по маслу". В любой момент может появиться препятствие или наступить кризис.
  • Систему невозможно избавить от ошибок. Более того, попытки исправить одну оплошность приведут к появлению новых.
  • Чем детальнее проработан план реализации проекта, тем больше шансов "вписаться" в сроки выполнения работ.
  • Проектные группы скептически относятся к промежуточной отчетности, так как она является демонстрацией отсутствия результатов.

Факторы успешного администрирования

Успешной реализации проекта способствуют такие ключевые факторы, как:

  • Четкая формулировка целей. Это позволяет задать направление деятельности для рабочей группы, а также помогает избежать двояких трактовок.
  • Компетентный руководитель. Администратор должен обладать достаточным уровнем знаний и навыков, а также высокой квалификацией и значительным опытом работы, чтобы воплотить в жизнь сформулированные идеи.
  • Поддержка топ-менеджеров. Администратор и рабочая группа должны чувствовать заинтересованность со стороны высшего руководства организации.
  • Обеспеченность ресурсами. Перед стартом реализации проекта администратору должен быть обеспечен полный и беспрепятственный доступ к материальным и кадровым ресурсам.
  • Полное информирование. У администратора и его команды должен быть постоянный доступ к полному объему информации, которая касается целей, текущего статуса и условий реализации идеи.
  • Обратная связь. Все заинтересованные лица должны иметь возможность коммуникаций с администратором с целью получения актуальной информации, а также внесения предложений.
  • Неизменность кадрового состава. Администратор должен приложить максимум усилий к сохранению постоянного состава команды до конца срока реализации плана.

Администратор проекта обеспечивает поддержку руководителя проекта и координатора проекта, выполняет рутинные и повторные задачи. Администратор проекта занимается подготовкой и сопровождением отчетов, учетных документов, журналов регистрации и других письменных данных, производит сбор данных о ходе работ у лидеров проектных групп, занимается рассылкой проектных календарей, повестки дня при проведении совещаний, протоколов совещаний. Обязанности администратора проекта:

  • -организация «Библиотеки проекта», выделение документов для библиотеки, постоянный контроль за документами библиотеки;
  • — обеспечение ориентирования новых членов проектной группы в проектной среде, принятой политике и процедурах;
  • — координирование работ с администраторами в организациях клиента и субподрядчиков;
  • — подготовка отчетов о ходе работ;
  • — запись и рассылка протоколов, решений и требуемых действий после проведения совещаний руководства;
  • — генерация рутинной информации о состоянии работы но учетным документам проекта;
  • — сопровождение информации по персоналу, участвующему в проекте: категория, квалификация, обучение, головная бизнес- единица или субподрядчик, телефон/ адрес, информация о назначении в проект и т.д.
Ссылка на основную публикацию
Административная комиссия казани по отдельным вопросам благоустройства
Прощу помощи! Продал авто все было чисто без штрафов. Вдруг заблокировали карту, решил зайти на сайт фспп и увидел на...
Adblock detector