Сотрудник не отчитался за командировку что делать

Сотрудник не отчитался за командировку что делать

В деятельности организаций возникают ситуации, когда работники получают средства, которые имеют целевое направление (закупка материалов, канцтоваров, поездка в командировку и т.д.). Произведя расходы в интересах компании, работник обязан их подтвердить документально в определенные сроки в доказательство того, что средства были потрачены на то, куда они и должны быть направлены. Рассмотрим порядок отчетности по реализованным средствам.

Нормативное регулирование отчета подотчетного лица

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У устанавливает срок 3 дня на предоставление авансового отчета

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н отражает действия по подотчетным суммам по счету 71 в бухгалтерском учете

Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Правила внутреннего распорядка, Положение о командировках и т.д.

Основание для выдачи денег под отчет

В основном на произведение затрат в интересах компании работнику заблаговременно выделяются определенные средства.

Для того, чтобы получить эти средства необходимо предъявить один из документов, предусмотренный локальными актами:

  • приказ (распоряжение) руководителя
  • заявление лица на получение подотчетной суммы, написанное в произвольной форме, подписанное руководителем

В этом документе должно быть отражено:

  • цель выдачи денег
  • ФИО работника, которому должны быть выданы средства
  • сумма
  • период, на который выдаются средства (важен для составления отчета работника)

Средства не всегда могут быть выданы сразу (если выдаются наличными через кассу) по причине отсутствия средств, лимита остатка кассы, но деньги будут выданы в определенный срок. На сегодняшний день подотчетные суммы в большинстве случаев перечисляются на банковскую карту.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Форма предоставления авансового отчета

Авансовый отчет должен быть составлен в определенной форме:

  • в бюджетных и казенных учреждениях используется унифицированная форма 0504505 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н)
  • коммерческие организации вправе применять унифицированную форму N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) или самостоятельно разработанную и документально утвержденную форму (с 01.01.2013).

К авансовому отчету работник обязан приложить документальное подтверждение о расходах, пронумеровать их в соответствии с записями в отчете.

Заполнение авансового отчета по форме 0504505

Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н утвержден для бюджетных и казенных организаций бланк авансового отчета по форме 0504505, применяемый для учета расчетов с лицами, получившими подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в отчет, составленный в 1 экземпляре или от руки, или в распечатанном виде, должно внести:

  1. на лицевой стороне: сведения о получателе аванса (о себе)
  2. на оборотной стороне: заполняет графы 1-6 с указанием приложенных подтверждающих документов по произведенным расходам

На лицевой и оборотной сторонах делаются отметки бухгалтером проверяются на целевое использование и вносятся принятые к учету расходы и бухгалтерские проводки.

Авансовый отчет после проверки утверждается руководителем (уполномоченным лицом) учреждения.

Заполнение авансового отчета по форме АО-1

Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 разработан бланк отчета N АО-1, применяемый коммерческими организациями, которые могут доработать или разработать самостоятельно и утвердить локальными актами.

Подотчетное лицо в отчет (в 1 экземпляре, написанный от руки или в распечатанном виде) вносит:

  1. на лицевой стороне: сведения о себе
  2. на оборотной стороне: графы 1-6 с указанием приложенных подтверждающих документов по произведенным расходам
Читайте также:  Ндс в лизинге для чайников

Остальная информация вносится бухгалтером по результатам проверки принятых к учету расходов (целевое направление) и бухгалтерские проводки.

Документ по результатам проведенной проверки утверждается руководителем (уполномоченным лицом) организации.

Документы, прилагаемые к авансовому отчету

Авансовый отчет необходимо проверить на достоверность, утвердить руководителем и принять к учету. Достоверность сведений в отчете должна быть подтверждена такими документами:

Виды расходов Прилагаемые документы
Хозяйственные Кассовые и товарные чеки
Командировочные 1. Проездные документы (билеты, чеки)

2. Квитанции о предоставлении постельных принадлежностей

3. Чеки из гостиницы или договор найма жилья

4. Командировочное удостоверение (если используется в организации)

5. Чеки о прочих расходах с ведома организации

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ М. Пивоварова

Возмещение расходов и возврат недостатка

Точно определить сумму средств, предоставляемых под отчет, невозможно. В связи с этим при получении авансового отчета и окончательного расчета согласно подтверждающим документам рассчитывается излишек или недостаток по расходам подотчетного лица:

  • если по авансу имеется остаток, то он сдается в кассу по приходному кассовому ордеру
  • при перерасходе средств – излишек возвращается по расходному кассовому ордеру

Важно! Данные утвержденного руководителем авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные суммы.

Непредставление отчета по подотчетным суммам

Сотрудник, получивший подотчетную сумму обязан в трехдневный срок отчитаться по ней.

Но иногда возникают ситуации, когда работник не предоставил отчет. В этом случае сумма аванса должна быть возмещена из заработной платы в соответствии со ст. 137 ТК РФ, но имеется ограничение, которое отражено в ст. 138 ТК РФ: удержания должны составлять до 20% от заработной платы. Приказ (распоряжение) об удержании из заработной платы должно быть принято в срок 1 месяц со дня, следующего за последним днем предоставления отчета. Работник должен быть ознакомлен с документом и в случае согласия эта сумма удерживается, в противном случае – деньги могут быть взысканы в течение 1 года через суд.

При этом удержание подотчетных сумм производится только после удержания НДФЛ.

Своевременная сдача отчета работником необходима для своевременного списания на расходы организации.

Пример по удержанию подотчетных сумм

Работник вернулся из командировки 30.06.2018г. Сумма аванса составляла 5000 руб. Заработная плата составляет 20000 руб. В понедельник, 02.07.2018 г. он выходит на работу и в период со 2 по 4 июля должен предоставить отчет. При не предоставлении отчета (независимо от причины) с 05.07.2018 г. в течение месяца (до 04.08.2018г.) издано распоряжение на удержание подотчетной суммы.

При расчете заработной платы за июль вся сумма аванса не может быть взыскана, так как составляет 25%, т.е. сумма, которая, может быть возмещена составляет:

20000 * 0,2 = 4000 руб.

Работник будет перечислена сумма:

20000 – 20000 * 0,13 – 4000 = 13400 руб.

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Подотчетные суммы, выданные работнику, отражаются по дебету счета 71 и кредиту 50 (51) в зависимости от того, наличным или безналичным способом получают работники подотчетные суммы.

Читайте также:  Какой путевой лист нужен для грузового фургона

По результатам полученного отчета утвержденная сумма списывается по дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44, 10, 08) и кредиту 71.

Если отчет не предоставлен, то подотчетная сумма списывается по дебету 94.

А на основании приказа руководителя сумма возмещается за счет заработной платы работника по дебету 70.

Пример по учету подотчетных сумм

Рассмотрим как будут отражены операции в учете на предыдущем примере.

Проводка Сумма Операция
Д71 К50 5000 Из кассы выдана подотчетная сумма
Д94 К71 5000 Подотчетная сумма отнесена на недостачи
Д73 К94 5000 Задолженность отнесена на работника
Д20 К70 20000 Начислена заработная плата за июль
Д70 К68 2600 Удержан НДФЛ
Д70 К73 4000 Удержан долг по подотчетной сумме
Д70 К51 13400 Перечислена заработная плата работнику

Ошибка при сдаче отчета

При сдаче отчета подотчетное лицо выяснило, что утеряна часть отчетных документов и не сдало своевременно документы.

В этой ситуации есть возможность восстановить документы, запросив копии чеков, квитанций и т.д., если нет возможности предоставить копии документов, необходимо к отчету приложить объяснительную с указанием причин утери документов.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как поступить в ситуации, когда подотчетное лицо не предоставило отчет в отведенный 3-дневный срок и ему необходимо выдать другую подотчетную сумму?

Ответ: Пока лицо не отчиталось по предыдущей сумме, ему нельзя выдать следующую, независимо от суммы расходов до тех пор пока не будет возмещена сумма (вычет из заработной платы или возврат сотрудником суммы по приходному кассовому ордеру). Сотрудник может отказаться от командировки.

Вопрос №2: Оплачиваются ли работнику суточные, если на несколько дней командировки оформлен больничный лист?

Ответ: Не оплачивается, так как работнику будет начислено пособие по временной нетрудоспособности.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

«…Сотрудник часто бывает в командировках. Перед поездкой получает суточные и деньги на расходы. Сейчас работник увольняется. За последнюю поездку он не отчитался. Вправе ли мы удержать суточные из расчета с сотрудником при увольнении. »

Алена Власова, главный бухгалтер, г. Санкт-Петербург

Ответ

Алена, вы вправе удержать аванс, если с момента, когда сотрудник должен был отчитаться за суточные, прошло не больше месяца.

Компания вправе удержать из зарплаты аванс на командировку, за который не отчитался сотрудник. Делать это нужно не в день увольнения, а в течение месяца после того, как должен был отчитаться работник (ст. 137 ТК РФ). Есть еще одно условие — работник не должен возражать. Удержать при этом можно не более 20 процентов от зарплаты. Если вы пропустили срок, у работника есть возражения, вы вправе возместить деньги через суд. Компенсировать аванс получится полностью (апелляционное определение Оренбургского областного суда от 08.10.14 № 33–5876/2014).

Претензии возможны от налоговиков. Компания учитывает зарплату в расходах на основании трудового договора (ст. 255 НК РФ). Если компания платит работнику больше, инспекторы вправе снять расходы. Поэтому внесите изменения в трудовой договор. Для этого подпишите с работником дополнительное соглашение. В нем предусмотрите, что изменения в зарплате действуют с начала трудовых отношений.

Читайте также:  Отверстие в несущей стене для вентиляции

Публикуем очередной вопрос, который поступил к нам через форму обратной связи с одной из страниц нашего сайта.
От: Василиса
Тема: Сотрудником не сдан авансовый отчет за командировку, оформление документов по возмещению ущерба предприятия работником.

Вопрос:

Ответ:

Для возмещения причиненного ущерба предприятию командировочным сотрудником, необходимо провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Создаётся комиссия, в срок не позднее месяца со дня окончания срока сдачи авансового отчета, с участием специалистов предприятия и в том числе бухгалтера организации, решение которой оформляется приказом.

Собираются все документы, касающиеся данной служебной командировки:
1. приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку;
2. командировочное удостоверение;
3. заявление на выдачу денег, в котором «командировочный» указал , что подотчетные денежные средства получаются на командировочные расходы.
4. расходный кассовой ордер, в котором указано целевое назначение выданных денежных средств;
5. книга учета доходов и расходов;
6. журнал регистрации кассовых документов;
7. кассовая книга.

От сотрудника, в зафиксированные в приказе сроки, запрашивается письменное объяснение для выяснения причины не предоставления авансового отчета за командировку и не возврата ранее выданных денежных средств.

Если работник отказывается или уклоняется от письменного объяснения причин ущерба, то комиссией готовится акт с указанием всех обстоятельств.

Решение комиссии о возмещении ущерба по выявленным основаниям и размер удержания денежных средств оформляется приказом и утверждается руководителем предприятия.

Если работник не оспаривает основания и размер удержания и готов добровольно возместить ущерб полностью или частично, то оформляется письменное соглашение сторон с указанием конкретных сроков платежей.

В случае увольнения сотрудника или несогласия с решением комиссии по возмещению ущерба, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Представитель предприятия имеет право обратиться в суд о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба, а в случае наличия письменного соглашения сторон о сроках платежей, с момента обнаружения работодателем нарушения согласованных условий возмещения ущерба.

Рекомендация бухгалтера:

Напоминаем, что задать свой вопрос и получить консультацию бухгалтера Вы можете заполнив форму обратной связи.

Нарушение работником сроков предоставления авансового отчета, за командировочные расходы, влечет в обслуживании бухгалтерии работодателя дополнительные осложнения. Согласно требованиям бухгалтерского учета подтвержденные командировочные расходы предприятие сможет учесть в сдаваемой квартальной отчетности только в том налоговом периоде, в котором сдан авансовый отчет.

Условия использования:
Мы прикладываем все усилия для того, чтобы не допустить ошибок в содержании данных ответов. Мы не гарантирует и не отвечает за последствия, которые могут произойти из-за ошибок, появившихся в содержании данной страницы сайта. Все сведения, приведенные в ответах, является актуальными на момент публикации. Ни в коем случае мы не отвечает за убытки, вред или ущерб любого типа, нанесенные при использовании данной страницы сайта.

Ссылка на основную публикацию
Со скольки можно работать детям в россии
Многие успешные люди на Западе рано начали работать (см. «Сколько миллиардеры зарабатывали в детстве»). Теперь они с гордостью рассказывают о...
Сколько стоит подключение воды к частному дому
Провести воду в частный дом в настоящее время не проблема. Технологии не стоят на месте, и большой выбор сантехнических товаров...
Сколько стоит получить инн
В это статье мы расскажем, что такое ИНН и для чего он нужен, как получить ИНН через МФЦ «Мои документы»...
Со скольки лет продают пневматику
Правовой форум: ПДД, ГИБДД, ДТП Объединенный — Выбор и приобретение — Общие вопросы — Гараж — Страхование — Музыка в...
Adblock detector